Vaizdo skambučiai ir triukšmas atvirame biure: kaip suplanuoti erdvę, kad pokalbiai netrukdytų kitiems

Atvirame biure dažniausiai trukdo ne skambantis telefonas ar garsus juokas, o ramus kolegos balsas, kai jis jau trečią kartą per rytą jungiasi prie vaizdo skambučio. Būtent kalba, o ne bendras garso lygis, labiausiai lemia, ar triukšmas atvirame biure trukdo dirbti.

Dauguma atvirų biurų buvo suplanuoti tada, kai pokalbiai vykdavo susitikimų kambariuose. Dabar dalis susitikimų vyksta tiesiog prie darbo stalo, todėl erdvė turi vienu metu tikti dviem skirtingiems darbo būdams: kalbėjimui ir susikaupimui. Šiame straipsnyje aptariame, kaip juos suderinti planuojant erdvę ir baldus.

Prieš renkantis baldus verta suskaičiuoti. 2025 m. „Microsoft“ darbo tendencijų tyrimas parodė, kad 57 % susitikimų yra neplanuoti skambučiai be kalendoriaus kvietimo. Kitaip tariant, daugiau nei pusė pokalbių prasideda spontaniškai, ir žmogus juos pradeda ten, kur tuo metu sėdi.

Todėl vietų pokalbiams poreikį geriausia vertinti pagal realius komandos įpročius:

• kiek žmonių vidutiniškai dirba biure tą pačią dieną;
• kiek iš jų per dieną turi po kelis skambučius (pardavimų, klientų aptarnavimo specialistai, projektų vadovai);
• kiek trunka įprastas pokalbis – 10 minučių ar valandą;
• kurios dienos valandos yra intensyviausios.

Verta atkreipti dėmesį ir į laiką. Tas pats tyrimas rodo, kad pusė susitikimų vyksta tarp 9 ir 11 val. bei tarp 13 ir 15 val. Būtent tada vietų pokalbiams pritrūksta dažniausiai, todėl skaičiuoti reikia pagal piko valandas, o ne pagal dienos vidurkį.

Kaip pradinį orientyrą galima naudoti vieną vietą pokalbiams maždaug dešimčiai tą dieną biure dirbančių žmonių, o tikslų skaičių patikslinti pagal komandos darbo pobūdį. Kaip apskaičiuoti bendrą darbo vietų skaičių, aptarėme straipsnyje apie hibridinio biuro planavimą.

Net ir turint pakankamai kabinų, dalis pokalbių vis tiek vyks prie stalų. Todėl erdvę verta suskirstyti pagal tai, kiek joje kalbama.

• Aktyvi zona – komandoms, kurios daug bendrauja telefonu ar vaizdo skambučiais. Ją geriau planuoti arčiau įėjimo, virtuvėlės ar susitikimų kambarių.
• Pereinamoji zona – bendradarbiavimo vietos, aukšti stalai ir minkšti baldai trumpiems aptarimams.
• Rami zona – toliau nuo praėjimų, skirta darbui, kuriam reikia susikaupimo.

Planuojant zonas verta pasikalbėti su pačiomis komandomis. Dažnai paaiškėja, kad daugiausia kalbantys žmonės sėdi pačiame erdvės viduryje, nes ten buvo laisvų vietų, o ne todėl, kad taip patogiau dirbti. Nedidelis persėdimas kartais duoda daugiau nei nauji baldai.

Tarp zonų kaip buferiai veikia spintos, lentynos, akustinės pertvaros ar kabinos. Atstumas taip pat padeda, tačiau vien jo dažnai nepakanka: erdvėje be garsą sugeriančių paviršių kalba išlieka suprantama gerokai toliau nei prie gretimo stalo.

Erdvė veikia geriausiai, kai komanda susitaria, kaip ja naudotis. Taisyklės turi būti trumpos ir aiškios:

• trumpas, kelių minučių skambutis prie stalo – naudojant ausines su mikrofonu ir kalbant prislopintu balsu;
• ilgesnis pokalbis ar susitikimas, kuriame daug kalbate, – kabinoje arba kambaryje;
• tylioje zonoje skambučių nėra;
• kabinas rezervuoti tik ilgesniems pokalbiams, kad trumpiems liktų laisvų vietų.

Žmonės paprastai pasirengę keisti įpročius. Jau minėtoje apklausoje 72 % atvirų biurų darbuotojų sutiko kalbėti tyliau, jei apie tai įspėtų šviesos signalas – triukšmo indikatorius (Di Blasio ir kt., 2019). Aiškus susitarimas ir paprastas priminimas dažnai veikia geriau nei griežti draudimai.

Kiek akustinių kabinų reikia biurui?

Vienos normos nėra. Kaip orientyrą galima naudoti vieną vietą pokalbiams maždaug dešimčiai tą pačią dieną biure dirbančių žmonių. Jei komandoje daug pardavimų, klientų aptarnavimo specialistų ar projektų vadovų, vietų reikia daugiau. Tiksliausiai poreikį parodys kelių savaičių stebėjimas: kiek skambučių vyksta ir kiek jie trunka.

Ar užtenka ausinių su triukšmo slopinimu?

Ausinės padeda tam, kuris jas dėvi, tačiau nesumažina triukšmo, kurį skleidžia kalbantis žmogus. Be to, visą dieną dėvėti ausines nepatogu. Jos tinka kaip papildoma priemonė, bet nepakeičia erdvės planavimo ir akustinių sprendimų.

Ar akustinės pertvaros tarp stalų padeda per skambučius?

Taip, jei jos pakankamai aukštos ir pagamintos iš garsą sugeriančios medžiagos. Pertvaros sulaiko dalį tiesioginio garso, sklindančio į gretimas darbo vietas, tačiau geriausiai veikia kartu su akustinėmis lubomis ar sienų paneliais, kurie mažina aidą visoje patalpoje.

Ką daryti, jei biure nėra vietos atskiriems kambariams?

Vienvietė pokalbių kabina užima apie vieną kvadratinį metrą ir statoma be statybos darbų. Taip pat galima įrengti pusiau privačias vietas su aukštos nugaros sofomis ar foteliais, o aktyvią zoną nuo ramios atskirti kabančiomis pertvaromis.

Ar akustinę kabiną galima perkelti, kai keičiasi biuro išdėstymas?

Dažniausiai taip. Akustinės kabinos yra surenkamos, todėl jas galima išardyti ir perkelti į kitą vietą ar net kitą biurą. Planuojant naują vietą reikia numatyti elektros prijungimą ir palikti pakankamai erdvės aplink kabiną, kad veiktų vėdinimas.