Hibridinis biuras: kiek darbo vietų iš tikrųjų reikia ir kaip tai planuoti

Rudenį daugelis įmonių dėlioja kitų metų biudžetą ir vėl grįžta prie to paties klausimo: ar biure tikrai reikia tiek stalų, kiek turime darbuotojų? Hibridinis biuras tapo įprasta kasdienybe – žmonės dalį savaitės dirba namuose, dalį biure. Tačiau baldų ir erdvės planas dažnai vis dar remiasi principu „vienas žmogus – vienas stalas“.

Rezultatas daugeliui pažįstamas: penktadienį pusė biuro tuščia, o antradienį trūksta ir darbo vietų, ir laisvo susitikimų kambario. Šiame straipsnyje apžvelgiame, ką rodo naujausi biurų užimtumo duomenys, kaip suskaičiuoti savo poreikį ir kokie sprendimai padeda erdvei prisitaikyti.

Bendrų tyrimų skaičių neužtenka, nes kiekvienos įmonės darbo ritmas skiriasi. Savo poreikį galima įvertinti keturiais žingsniais.

1. Surinkite duomenis bent už 4–6 savaites: kiek žmonių iš tikrųjų atvyksta kiekvieną dieną. Tam tinka darbo vietų rezervavimo sistema, praėjimo kortelių duomenys ar net paprasta lentelė.
2. Nustatykite piko dieną ir tos dienos žmonių skaičių. Pavyzdžiui, 60 darbuotojų įmonėje antradieniais biure dirba 45 žmonės.
3. Pridėkite 10–15 % atsargą svečiams, naujiems darbuotojams ir netikėtai judrioms dienoms. Šiame pavyzdyje gautume apie 50–52 darbo vietas.
4. Įvertinkite komandų susitarimus. Jei kelios komandos nusprendžia būti biure tą pačią dieną, pikas gali būti didesnis, nei rodo bendri duomenys.

Skaičiuodami atsižvelkite ir į sezoniškumą. Vasarą ir per šventes biure paprastai būna mažiau žmonių, todėl tuo metu surinkti duomenys gali parodyti mažesnį poreikį, nei yra iš tikrųjų. Tikslesnį vaizdą gausite rudenį ar pavasarį, kai darbo ritmas įprastas.

Pavyzdyje gautas santykis – maždaug 1,2 darbuotojo vienai darbo vietai. Tai atitinka bendrą kryptį: CBRE duomenimis, 48 % organizacijų dabar siekia 1,01–1,49 darbuotojo vienai vietai santykio (2024 m. – 21 %), o didesnio nei 1,5 santykio siekiančių sumažėjo nuo 62 iki 33 %. Įmonės renkasi nuosaikesnį dalijimąsi, kad piko dienomis niekam netrūktų vietos.

Atlaisvinta vieta – tai ne vien kvadratiniai metrai, kurių galima atsisakyti. Dažnai ją verta paversti erdvėmis, kurių hibridiniam darbui dažniausiai trūksta.

„HubStar“ duomenys čia labai iškalbingi: 64 % susitikimų vyksta kambariuose, skirtuose iki keturių žmonių. Tuo metu salėse, skirtose daugiau nei 17 žmonių, vyksta mažiau nei 4 % susitikimų, o naudojamos jos būna užpildytos vidutiniškai tik 11,6 %. Uždarų darbo vietų dalis per dvejus metus išaugo nuo 4 iki 10 %.

Tai rodo, ko žmonės ateina į biurą: pasitarti su komanda, surengti trumpą susitikimą ar vaizdo skambutį ir ramiai susikaupti. Todėl planuodami hibridinį biurą apsvarstykite:

• mažus susitikimų kambarius 2–4 žmonėms;
• akustines kabinas skambučiams ir vaizdo pokalbiams;
• bendro darbo zonas su didesniais stalais ir minkštais baldais;
• tylias zonas darbui, kuriam reikia susikaupimo.

Planuojant šias zonas svarbu nepamiršti akustikos. Kai biure daugėja vaizdo skambučių, kalbėjimo vietos turi būti atskirtos nuo tylaus darbo zonų – kitaip net ir gerai suplanuotas biuras taps triukšmingas. Akustinės kabinos, minkšti baldai su aukštomis atkaltėmis ir pertvaros tarp stalų padeda garsui nesklisti po visą erdvę.

Mažesnis stalų skaičius dar nereiškia mažesnių išlaidų. Dalis sutaupytų lėšų dažniausiai skiriama susitikimų kambariams, akustiniams sprendimams, spintelėms ir patogesnėms darbo vietoms. Skirtumas tas, kad tokia investicija naudojama visą savaitę, o ne stovi tuščia penktadieniais.

Praktiškas būdas – biudžetą planuoti etapais. Pirmiausia sutvarkykite tai, kas trukdo labiausiai, pavyzdžiui, susitikimų kambarių ar skambučių vietų trūkumą. Po kelių mėnesių vėl peržiūrėkite užimtumo duomenis ir tik tada spręskite, ar reikia keisti darbo vietų skaičių.

Planuojant kitų metų biudžetą verta atskirti dvi dalis: darbo vietas, kurių skaičių nustatote pagal piko dieną, ir bendras erdves, nuo kurių priklauso, ar žmonės noriai ateina į biurą. Plačiau apie išlaidas rašėme straipsnyje „Biuro įrengimas 2027 m.: baldų kaina ir biudžeto planavimas“.

Koks darbo vietų ir darbuotojų santykis tinka hibridiniam biurui?

Universalaus santykio nėra, tačiau dauguma organizacijų renkasi nuosaikų dalijimąsi – nuo 1,01 iki 1,49 darbuotojo vienai darbo vietai. Tikslų skaičių verta nustatyti pagal savo biuro piko dieną, pridėjus 10–15 % atsargą.

Ar dalijamos darbo vietos tinka visoms komandoms?

Ne. Jos gerai veikia, kai darbuotojai biure būna ne kasdien ir dirba su nešiojamuoju kompiuteriu. Komandoms, kurios kasdien naudoja specifinę įrangą ar daug dokumentų, dažniausiai patogiau turėti nuolatines darbo vietas.

Kaip sužinoti tikrą savo biuro užimtumą?

Duomenis verta rinkti bent 4–6 savaites. Galima naudoti darbo vietų rezervavimo sistemą, praėjimo kortelių duomenis arba kasdien užsirašyti, kiek žmonių dirba biure. Svarbu matyti skirtumus tarp savaitės dienų, o ne tik vidurkį.

Ar sumažinus stalų skaičių sutaupoma?

Dažnai sutaupoma vietos, bet ne visada pinigų. Atlaisvintą plotą daugelis įmonių paverčia susitikimų kambariais, tylos zonomis ar bendro darbo erdvėmis. Tai investicija į erdvę, kuri naudojama aktyviau.

Kokie baldai tinka dalijamoms darbo vietoms?

Reguliuojamo aukščio stalai, ergonomiškos kėdės su paprastu reguliavimu, rakinamos spintelės asmeniniams daiktams ir moduliniai stalų junginiai. Svarbu, kad kiekviena darbo vieta būtų vienodai patogi bet kuriam darbuotojui.