Biuro atnaujinimas per šventes: kaip suplanuoti baldų keitimą, kad darbas nesustotų

Gruodžio pabaigoje biure paprastai būna mažiausiai žmonių. Dalis komandos atostogauja, susitikimų mažiau, o nauji projektai laukia sausio. Todėl šventinis laikotarpis dažnai tampa patogiu metu, kai planuojamas biuro atnaujinimas: galima pakeisti darbo stalus, perstatyti zonas ar įrengti vietas pokalbiams, netrukdant kasdieniam darbui.

Tačiau kad po Naujųjų metų komanda grįžtų į paruoštą biurą, sprendimus reikia priimti gerokai anksčiau, nei atrodo. Šiame straipsnyje rasite praktinį planą: kada ką užsakyti, ką galima pakeisti per kelias dienas ir kaip pasiruošti, kad pirmoji darbo diena po švenčių neprabėgtų ieškant savo daiktų ir jungiant kompiuterius.

Dažniausia klaida – planuoti nuo užsakymo dienos, o ne nuo datos, kada biuras turi būti paruoštas. Patogiau skaičiuoti atgal nuo pirmosios darbo dienos po Naujųjų metų:

• Montavimas – darbo dienomis tarp švenčių. Nedideliame biure montavimas gali trukti iki savaitės, didesniame – 1–2 savaites.
• Gamyba ir tiekimas – standartinių kolekcijų baldams dažniausiai 5–8 savaitės, individualiai gaminamiems – ilgiau.
• Sprendimų patvirtinimas ir užsakymo įforminimas – 1–2 savaitės.
• Poreikių aptarimas, matavimai, išplanavimas ir komercinis pasiūlymas – 2–5 savaitės.

Sudėjus visus etapus, šventinį atnaujinimą verta pradėti planuoti maždaug prieš 3–4 mėnesius, o didesniam ar sudėtingesniam projektui – dar anksčiau. Užsakymą geriausia patvirtinti ne vėliau kaip spalio pabaigoje.

Prieš šventes reikia įvertinti dar du dalykus. Pirma, metų pabaigoje montavimo poreikis išauga, nes vis daugiau įmonių nori atnaujinimo darbus baigti iki Naujųjų metų, todėl laisvų montavimo dienų lieka mažiau. Antra, per šventes atostogauja ir medžiagų tiekėjai, todėl medžiagas gamybai tenka užsakyti anksčiau nei įprastai. Dėl šių priežasčių užsakymą verta tvirtinti kuo anksčiau, o patalpas paruošti iš anksto.

Jei sprendimai dar nepriimti, o iki švenčių liko mažiau nei du mėnesiai, didesniam atnaujinimui laiko greičiausiai nebeužteks. Tokiu atveju per šventes verta pakeisti tik tai, ką tiekėjas patvirtina galintis pristatyti laiku, o kitus darbus perkelti į sausį.

Su tiekėju verta išsiaiškinti ir tai, nuo kada skaičiuojamas gamybos terminas: nuo sutarties pasirašymo, avanso gavimo ar galutinio brėžinių ir medžiagų patvirtinimo. Išsamiau apie visus etapus ir biudžetą rašėme straipsnyje Biuro įrengimas 2027 m.: baldų kaina ir biudžeto planavimas.

Montavimas vyksta sklandžiai tada, kai erdvė jam paruošta. Keli dalykai, kuriuos verta sutvarkyti iki švenčių:

• Darbuotojų daiktai. Likus savaitei iki švenčių paprašykite komandos susidėti asmeninius daiktus į pažymėtas dėžes. Dažniausiai pasimeta būtent nepažymėti daiktai.
• Kompiuteriai ir ekranai. Susitarkite, kas juos atjungs ir vėl prijungs. Naudinga pasižymėti, kokia įranga buvo prie kurios darbo vietos.
• Pastatas. Suderinkite krovininio lifto, įvažiavimo ir apsaugos darbo laiką per šventes. Pastato administracija tuo metu dažnai dirba trumpiau.
• Matmenys. Patikrinkite durų, koridorių ir lifto matmenis, ypač jei vešite didelius stalviršius ar akustines kabinas.
• Seni baldai. Iš anksto nuspręskite, kas lieka, kas perkeliama į kitą zoną, o kas išvežama. Tinkamus naudoti stalus ir spintas galima parduoti ar atiduoti mokykloms ir visuomeninėms organizacijoms, tačiau tam reikia laiko.

Paskutinis punktas svarbus ne tik dėl tvarkos. Europos aplinkos biuro (EEB) užsakymu atliktas tyrimas parodė, kad ES kasmet išmetama apie 10 mln. tonų baldų ir didžioji jų dalis sudeginama arba atsiduria sąvartynuose. Dalį baldų, kurie jūsų biurui nebetinka, kitiems dar galima naudoti ilgus metus.

Atnaujinimas pasiteisina tik tada, kai pirmąją darbo dieną po švenčių žmonės gali iš karto pradėti dirbti. Kad taip būtų:

• paskutinę darbų dieną apeikite biurą: ar visi stalai pakyla ir nusileidžia, ar prijungti ekranai, ar išvežtos pakuotės;
• išsiųskite komandai trumpą žinutę: kas pasikeitė, kur kas yra ir kaip naudotis naujomis zonomis;
• per pirmąsias dienas parodykite darbuotojams, kaip sureguliuoti stalą ir kėdę. Tai užtrunka kelias minutes, bet daug lemia, ar naujais baldais bus naudojamasi taip, kaip planuota. Tai gali padaryti ir ERGOLAIN komanda;
• po 2–3 savaičių paklauskite darbuotojų, kas veikia gerai, o ką reikėtų pataisyti.

Šventinis laikotarpis tinka biuro atnaujinimui, nes kelias dienas iš eilės erdvė stovi beveik tuščia. Tačiau pats montavimas trunka neilgai, o didžioji darbų dalis vyksta gerokai anksčiau: išplanavimas, užsakymas, susitarimai su pastato administracija ir komanda. Jei laiko liko nedaug, per šventes atnaujinkite tai, kas svarbiausia, o kitus darbus suplanuokite kitam etapui – taip biuras keisis palaipsniui, o darbas nesustos.

Jei planuojate atnaujinti biurą per šventes ar kitų metų pradžioje, ERGOLAIN dizaineriai padės įvertinti erdvę, parengti išplanavimą ir suderinti gamybos bei montavimo grafiką. Pradėti galite nuo erdvės išplanavimo užklausos.