Penktos kartos biurai – jau dabartis

Pastaruosius keletą metų Lietuva išgyvena tikrą verslo centrų statybų bumą. Įdomūs ir šiuolaikinių biurų planavimo, jų įrengimo pokyčiai. Šiuolaikiniame biure jau neužtenka tiesiog įrengti stacionarias standartines darbo ir stilingas poilsio zonas, pasitarimo kambarius, dar žaidimo kambarį ir virtuvėlę.

Šiandien darbuotojams paliekama nemažai laisvės patiems organizuoti ir planuoti savo darbus ir laiką. Mechanines užduotis keičia projektai, prie kurių dirba įvairių kompetencijų specialistai, o jų skaičius gali nuolat kisti. Globaliose kompanijose į darbo procesus įsitraukia ir darbuotojai iš kitų šalių.

Vis labiau populiarėja bendradarbiavimas su laisvai samdomais darbuotojais, kuriems nereikalingos nuolatinės darbo vietos, o tokių darbuotojų kaita gali būti intensyvi ir sunkiai prognozuojama.

Dažnai įsigilinus į kompanijų poreikius ir veiklos specifiką paaiškėja, kad vidutiniškai apie 15 procentų suplanuotų stacionarių darbo vietų paprasčiausiai nereikia.

Šiandien kompanijų vadovai dar labiau nustemba išgirdę, kad dirbti efektyviai ir komfortiškai įmanoma suplanavus ir įrengus stacionarias darbo vietas tik 60 proc. darbuotojų. Kur dirbs likę 30-40 proc.? Daugiau kaip trečdalio darbuotojų net ir darbo metu įvairiu laiku gali fiziškai nebūti biure dėl pačių įvairiausių priežasčių - išvykę pas klientus, atostogauja, serga, galiausiai dienos užduotis būna susiplanavę taip, kad jas geriausiai atliks poilsio zonoje gurkšnodami kavą.

Dėl to planuodamos biurus kompanijos susiduria su nemažais iššūkiais: kaip numatyti optimalų darbo vietų skaičių? Kaip biuro erdves suplanuoti taip, kad jose sklandžiai ir efektyviai vyktų įvairūs darbo procesai, o darbuotojai jaustųsi komfortiškai, būtų skatinamas jų kūrybiškumas? Kaip sukurti tokią erdvę, kad po kelių metų, tarkim, įvykus sparčiai kompanijos plėtrai nereiktų biuro drastiškai pertvarkyti ar apskritai išsikraustyti ir dėl to patirti neplanuotų išlaidų?

Dėl jau drąsiai galima kalbėti apie penktosios kartos arba dar kitaip vadinama „Office 5.0“ biurų koncepciją. Jos esmė – kompleksiniai biuro darbo organizavimo ir planavimo sprendimai pagal konkrečios kompanijos veiklos specifiką, darbo procesų organizavimą, realius darbuotojų poreikius, siekį efektyviai valdyti biuro išlaikymo kaštus.

„Office 5.0“ atspindi visiškai naują biuro išplanavimo ir darbo organizavimo viziją. Tai pirmiausia lanksti ir dinamiška bendradarbiavimo, susitikimų, komandinio darbo erdvė, kuriose dauguma darbuotojų neturi nuolatinių vietų, o darbo organizavimo ir planavimo procesus, biuro eksploatacinius kaštus „prižiūri“ IT sistemos ir išmanios programėlės.

Penktos kartos biuruose jau atsisakoma kai kurių įprastinių biuro baldų, tarkim, dokumentų spintų, milžiniškus informacijos kiekius perkeliant į „debesis“, o didžiausios investicijos skiriamos itin ergonomiškoms kėdėms, daugiafunkciniams baldams ir reguliuojamo aukščio stalams.

Reguliuojamo aukščio stalai iki šiol buvo vertinami dėl ergonomikos, tačiau į šiuos baldus jau diegiamos išmanios funkcijos padeda reguliuoti darbo procesus biuruose ir gerokai praplečia šių baldų galimybes.

Nemažo susidomėjimo ir tarptautinėje rinkoje sulaukė Luko Lukoševičiaus sukurtas reguliuojamo aukščio stalas „TableAir“ su integruotais jutikliais ir išmania programėle, su kuria ne tik galima reguliuoti stalviršio aukštį ar iš anksto nustatyti priminimus. „Table Air“ jau įdiegta ir nuotolinė stalo rezervacijos funkcija, kai išmaniais įrenginiais patogu rezervuoti darbo vietą konkrečiam laikui net ir nebūnant biure.

Lietuvoje „Office 5.0“ biuro koncepcijai, ko gero, artimiausias DNB banko biuras „Quadrum“ verslo centre Vilniuje. Nors IT technologijos darbo organizavimo procesuose čia dar nedominuoja, šiame atviro išplanavimo biure nėra fiksuotų darbo vietų, darbuotojai savo nešiojamus kompiuterius laiko specialiose daiktadėžėse, darbo vietas gali pasirinkti pagal dienos užduotis.

Vis dėlto biuro evoliuciją lemia ne tik spartus inovacijų šuolis, bet ir kompanijų vadovų požiūris. Labai svarbu, kad jie būtų atviri, pasiruošę keisti savo įprastinius įpročius, nebūtų inertiški ir kompanijoje pasiryžtų išbandyti efektyvias priemones. Natūralu, kad naujoves darbuotojai pradžioje gali vertinti nepatikliai ir kritiškai, tačiau paprastai jau po poros mėnesių jie pripažįsta, kad dauguma pokyčių pasiteisino. Juk šiuolaikinio biuro paskirtis - lanksti, kūrybiška aplinka, kurioje kiekvienam norėtųsi ne tik dirbti, bet ir būti.

Justas Motiejūnas yra kompanijos „Ergolain“ vadovas.